Cómo cobrar eventos y catering con tu food truck (sin perder dinero)
Los eventos privados son el dinero más seguro de un food truck, pero la diferencia entre ganar y perder está en el anticipo, no en la comida.
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El dinero más seguro que puede hacer un food truck no viene de la esquina ni del fin de semana. Viene de los eventos privados: una quinceañera, un bautizo, una boda, el almuerzo de una empresa. Ahí sabes cuánta gente va a llegar, sabes a qué hora, y no dependes de que no llueva.
Pero hay una diferencia enorme entre agarrar eventos y ganar dinero con ellos. Y casi siempre la diferencia no está en la comida — está en cómo cobras.
¿Por qué un evento paga mejor que un día normal?
Un día de servicio normal es una apuesta. Compras producto, te paras en tu esquina, y hasta que cierras sabes cuánto hiciste. Un evento quita casi todo lo que hace mala esa apuesta:
Sabes cuánta gente. Preparas para 80 y vendes 80. La merma se va casi a cero, y la merma es donde se muere la ganancia de un troque.
Sabes la hora. Dos horas de servicio en lugar de ocho horas esperando.
No hay riesgo de clima. Una boda se hace con lluvia. Tu esquina no.
Le vendes a una sola persona. A la señora que organiza la fiesta, una vez — no a 200 desconocidos uno por uno.
Eso último es lo importante: conseguir eventos es un trabajo de ventas, no de publicidad. No estás tratando de que te descubran. Estás tratando de que te recuerden unas cuarenta personas en tu ciudad que organizan fiestas para los demás.
El anticipo no se negocia
Aquí es donde se pierde el dinero, y lo digo sin rodeos porque es el error más caro y el más común.
Un evento sin anticipo no es un evento. Es una promesa. Y las promesas se cancelan el mismo día, después de que ya compraste toda la carne.
Cómo se hace bien:
Pon un mínimo en dólares, no en personas. "Mi mínimo para eventos es X" es una frase que dices temprano en la plática. El mínimo por personas siempre te lo bajan. El de dólares no, porque el número es el número aunque lleguen doce o noventa.
Cobra un anticipo que no se devuelve para apartar la fecha. La mitad es lo normal. Y explícalo así: el anticipo no es un abono a la comida, es lo que cobras por rechazar otros trabajos ese día. Dicho de esa forma, nadie se ofende — porque es la verdad.
Cobra el resto antes del servicio. Antes de salir de la cocina es lo mejor. Al llegar es aceptable. Después del evento es como no cobrar.
Confirma el número final tres días antes, por escrito. Un mensaje de texto cuenta como por escrito. Después de ese número puede subir, pero no bajar. Con ese número vas a comprar producto.
Deja claro cuánto cobras si el evento se alarga. Los eventos siempre se alargan. Si no tienes un precio por cada media hora extra, te vas a quedar hora y media gratis y le vas a llamar "buen servicio".
Si un cliente no quiere dar anticipo, acabas de aprender algo gratis. La gente que va en serio ya dio anticipo del salón, del fotógrafo y de las sillas. Quien se pone nervioso con el anticipo todavía está preguntando precios en otros lados.
Y algo cultural que vale decir: entre familia y conocidos cuesta más pedir el anticipo. Es exactamente ahí donde más lo necesitas. El compromiso de "yo te pago después" con alguien que conoces es el más difícil de cobrar.
¿Cuánto debes cobrar?
No te voy a dar un precio por persona, porque cualquiera que te lo dé está adivinando sobre tu costo, tu ciudad y tu distancia. Constrúyelo desde abajo, cada vez:
Renglón | Qué va aquí | El error común |
|---|---|---|
Costo de comida | Tu costo real para el número confirmado, más un poco de margen | Calcular con el precio de venta en lugar del costo del plato |
Mano de obra | Todas las horas pagadas: preparación, manejar, montar, servir, desmontar, limpiar | Contar nada más las horas de servicio |
Transporte | Gasolina de ida y de regreso, millaje, gasolina de la planta de luz | Olvidar el regreso |
Cocina / comisaría | Las horas extra de preparación que te obligó este evento | Pensar que es gratis porque ya la pagas al mes |
Permisos y seguro | Permiso del evento, seguro que exige el salón | Enterarte una semana antes |
Lo que dejas de ganar | Lo que habrías hecho en tu esquina ese mismo día | No contarlo — este es el grande |
Tu ganancia | Se suma encima de todo lo anterior | Esperar que aparezca sola al final |
Suma los primeros seis y después le pones tu ganancia. Ese es tu precio. Si sale más alto de lo que el cliente quiere pagar, la respuesta es un menú más corto — no una ganancia más chica.
El renglón de "lo que dejas de ganar" es el que cambia las decisiones. Un almuerzo de empresa un martes no te cuesta nada, porque el martes no es tu día bueno. Una boda el sábado te cuesta tu mejor día de la semana, y tiene que pagar más que eso para que valga la pena.
¿De dónde salen los eventos?
No de una página de internet que nadie visita. Salen de una lista corta:
Salones de fiestas de tu zona. Muchos no tienen cocina. El que coordina el salón recomienda comida todas las semanas.
Iglesias. Bautizos, primeras comuniones, confirmaciones, eventos del grupo. Es el canal más constante y el que menos trabajan los troques.
Cervecerías y bares sin cocina. Necesitan comida para que la gente se quede tomando.
Oficinas a quince minutos de donde ya te paras. Alguien ahí pide comida para 40 personas una vez al mes y ya está cansado de sándwiches.
Tu propia fila. El que te compra tacos el martes es el mismo que en junio organiza la fiesta de su empresa.
Ese último es el más barato y el más ignorado. Un letrero chico en la ventana que diga "hacemos eventos — manda mensaje a este número" funciona mejor que cualquier anuncio pagado, porque le llega a gente que ya sabe que tu comida está buena.
Lo que no te van a decir
Los eventos no son dinero fácil y no son para todos los troques.
Un día normal falla despacio: un sábado malo te cuesta un sábado. Un evento falla fuerte. Si llegas tarde, o si se te acaba la comida a los cuarenta minutos de dos horas, no tuviste un día flojo — arruinaste la fiesta de alguien, y esa persona se lo va a contar a todos los que le pregunten.
No agarres eventos si:
No puedes sacar el número confirmado a la velocidad de tu ventana dentro del tiempo del evento. Haz esa cuenta antes de dar precio.
Tu menú no aguanta. Hay platillos buenísimos que son un problema cuando tienes que sacar 120 en hora y media.
Eres el único que puede manejar el troque y el evento choca con tu mejor día.
No revisaste si el salón pide un seguro especial. Eso son días de trámite, no minutos.
Dónde se complica hacerlo a mano
Con uno o dos eventos al mes, con apuntarlo en el teléfono te alcanza.
El problema llega al quinto o sexto evento al mismo tiempo. Anticipos cobrados de cuatro maneras distintas. Un número de personas confirmado en una conversación que ya no encuentras. Un pago que crees que ya entró. Y lo peor: el dinero de los eventos queda fuera de tus reportes de venta, así que cuando quieres saber si los eventos de veras te dejan más que tu esquina, no puedes — los números están en dos lados.
Ahí es donde tiene que ser un solo sistema: el anticipo, el pago final, la orden y la venta en el mismo lugar donde ya está lo de tu día normal. Si no, estás llevando dos negocios y midiendo nada más uno.
Para elegir con qué trabajar, escribí una guía de cómo elegir un punto de venta para tu restaurante. Y si lo que quieres es que la gente regrese sin andar regalando descuentos, eso lo expliqué en cómo hacer que un cliente regrese.
Avocado maneja las órdenes y los anticipos de eventos en el mismo sistema que usas en la ventana, así que un evento aparece en tus reportes junto con todo lo demás y no en una hoja aparte.
Avocado es un punto de venta hecho para restaurantes independientes y food trucks. Somos operadores antes que nada, y preferimos decirte la versión honesta en lugar de la que cierra la venta más rápido.
Esto es experiencia de operador, no asesoría legal. Los términos de anticipos y cancelaciones, y los requisitos de permisos y seguros, cambian según el estado y la ciudad. Consulta con un abogado local antes de usar un contrato de eventos.